Hysbysiad Preifatrwydd yr Ysgol
Hysbysiad Preifatrwydd i Rieni/Gofalwyr
Mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn esbonio pam mae angen gwybodaeth am ddysgwyr arnom a’r hyn a wnawn ag ef.
Cyfraith Newydd
Mae deddf newydd o’r enw Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol y DU (GDPR y DU) ac mae’n sicrhau bod yn rhaid i unrhyw un sy’n casglu gwybodaeth:
- Byddwch yn onest ynghylch pam maen nhw ei eisiau
- Byddwch yn glir ynghylch yr hyn y byddant yn ei wneud ag ef
Gwybodaeth
Mae’n ofynnol i ysgolion gasglu gwybodaeth am ddysgwyr a’u rhieni/gofalwyr/teuluoedd a rhannu’r wybodaeth gyda’r awdurdod lleol perthnasol, Llywodraeth Cymru ac awdurdodau statudol eraill.
Mae’r categorïau o wybodaeth am ddysgwyr yr ydym yn eu casglu, eu dal a’u rhannu yn cynnwys:
- Gwybodaeth bersonol (fel enw, dyddiad geni, rhif dysgwr unigryw, cyfeiriad)
- Perthnasau (fel enwau rhieni/gofalwyr ac unrhyw berthnasau neu gysylltiadau eraill a ddarperir i’r ysgol) a’u manylion cyswllt
- Nodweddion (fel ethnigrwydd, iaith gyntaf, cenedligrwydd, gwlad geni, crefydd a chymhwysedd prydau ysgol am ddim )
- Lefel rhuglder y dysgwr yn yr iaith Gymraeg a sut mae hyn wedi’i asesu/darparu
- Cyflyrau / gwybodaeth feddygol (fel alergeddau)
- Statws anabledd
- Hanes ysgol / addysg
- Statws cofrestru a statws amser llawn neu ran-amser
- Gwybodaeth ADY
- Gwybodaeth ynghylch a yw’r dysgwr yng ngofal yr awdurdod lleol
- Gwybodaeth ynghylch a yw’r dysgwr yn cael cymorth gan asiantaethau eraill
- Gwybodaeth am bresenoldeb (fel sesiynau a fynychwyd, nifer yr absenoldebau a rhesymau absenoldeb)
- Cyrhaeddiad ac asesiadau addysgol
- Unrhyw faterion neu broblemau sy’n codi yn yr ysgol a’r camau a gymerwyd mewn ymateb (fel materion ymddygiadol, gwaharddiadau ac ati)
- Gwybodaeth/cofnodion cwnsela
- Gwybodaeth ariannol (fel arian prydau ysgol)
- Delweddau, a all gynnwys delweddau ffotograffig a delweddau teledu cylch cyfyng.
Pam rydym yn casglu ac yn defnyddio’r wybodaeth hon
Rydym yn defnyddio’r wybodaeth am ddysgwyr:
- I gefnogi dysgu dysgwyr
- I fonitro ac adrodd ar gynnydd dysgwyr
- I ddarparu gofal bugeiliol priodol
- I asesu ansawdd ein gwasanaethau
- I gydymffurfio â’r gyfraith
- I ddathlu llwyddiant
- I ddarparu gwasanaethau addysg a gweithgareddau allgyrsiol
- I fonitro cynnydd ac asesu anghenion addysgol dysgwyr
- I gefnogi addysgu a dysgu
- I reoli polisi a gweithdrefn fewnol
- I gymryd rhan mewn asesiadau
Y sail gyfreithlon yr ydym yn defnyddio’r wybodaeth hon arni
Byddwn ond yn defnyddio’ch gwybodaeth pan fydd y gyfraith yn caniatáu i ni wneud hynny. Yn fwyaf cyffredin, byddwn yn defnyddio’ch gwybodaeth o dan yr amgylchiadau canlynol:
- Caniatâd: mae’r unigolyn wedi rhoi caniatâd clir i brosesu ei ddata personol at ddiben penodol;
- Contract: mae’r prosesu yn angenrheidiol ar gyfer contract gyda’r unigolyn;
- Rhwymedigaeth gyfreithiol: mae angen y prosesu er mwyn cydymffurfio â’r gyfraith (heb gynnwys rhwymedigaethau cytundebol);
- Defnydd hanfodol: mae angen y prosesu er mwyn diogelu bywyd rhywun.
- Tasg gyhoeddus: mae angen y prosesu er mwyn cyflawni tasg er budd y cyhoedd neu ar gyfer gweithrediadau swyddogol, ac mae gan y dasg neu’r swyddogaeth sail glir yn y gyfraith; a
- Deddf Addysg 1996: ar gyfer Cyfrifiadau Adrannol 3 gwaith y flwyddyn. Mae rhagor o wybodaeth ar gael at: https://www.gov.uk/education/data-collection-and-censuses-for-schools.
Mae angen arnom yr holl gategorïau o wybodaeth yn y rhestr uchod yn bennaf i ganiatáu i ni gydymffurfio â rhwymedigaethau cyfreithiol. Nodwch y gallwn brosesu gwybodaeth heb wybodaeth na chaniatâd, lle mae hyn yn ofynnol neu’n cael ei ganiatáu yn ôl y gyfraith.
Casglu gwybodaeth am ddysgwyr
Er bod y rhan fwyaf o’r wybodaeth am ddysgwyr a roddwch i ni yn orfodol, darperir peth ohono i ni’n wirfoddol. Er mwyn cydymffurfio â Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol y DU, byddwn yn rhoi gwybod i chi a yw’n ofynnol i chi ddarparu gwybodaeth benodol am ddysgwyr i ni neu os oes gennych ddewis yn hyn.
Mae’n bwysig bod y wybodaeth bersonol sydd gennym amdanoch yn gywir ac yn gyfredol. Rhowch wybod i ni os bydd eich gwybodaeth bersonol yn newid yn ystod eich perthynas waith â ni.
Storio data dysgwyr
Mae’r ysgol yn cadw gwybodaeth am ddysgwyr ar systemau cyfrifiadurol ac weithiau ar bapur.
Ac eithrio fel sy’n ofynnol yn ôl y gyfraith, dim ond cyhyd ag y bo angen yn unol ag amserlenni a osodir gan y gyfraith a’n polisi mewnol y mae’r ysgol yn cadw gwybodaeth.
Mae manylion llawn am ba mor hir rydym yn cadw data personol ar eu cyfer wedi’u nodi yn ein polisi cadw data. Gellir darparu hwn ar gais.
Gyda phwy rydym yn rhannu gwybodaeth am ddysgwyr
Rydym yn rhannu gwybodaeth am ddysgwyr fel mater o drefn gyda:
- ysgolion/lleoliadau eraill y mae dysgwyr yn eu mynychu
- Cyngor Bwrdeistref Sirol Pen-y-bont ar Ogwr
- Llywodraeth Cymru ac asiantaethau sy’n gweithredu ar ei rhan
- Consortiwm Canolbarth y De (dyma’r consortiwm addysg rhanbarthol)
- Darparwyr iechyd ac asiantaethau statudol eraill
- Gyrfa Cymru
- GIG
- Gwasanaethau lles
- Swyddogion gorfodi’r gyfraith
- Gwasanaethau cymorth fel yswiriant, cymorth TG
- Byrddau arholi
- Ysgol Llanhari
- Ysgolion clwstwr Llangynwyd
Pam rydym yn rhannu gwybodaeth am ddysgwyr
Nid ydym yn rhannu gwybodaeth/data am ein dysgwyr gydag unrhyw un heb ganiatâd oni bai bod y gyfraith a’n polisïau yn caniatáu i ni wneud hynny.
Mae’n ofynnol i ni rannu gwybodaeth am ein dysgwyr gyda Chyngor Bwrdeistref Sirol Pen-y-bont ar Ogwr a Llywodraeth Cymru.
Rydym yn rhannu gwybodaeth am ddysgwyr gyda Llywodraeth Cymru ac asiantaethau sy’n gweithredu ar ei rhan ar sail statudol. Mae’r rhannu data hwn yn sail i gyllid ysgolion a pholisi a monitro cyrhaeddiad addysgol.
Hawliau
Gofyn am fynediad at ddata personol
O dan ddeddfwriaeth diogelu data, mae gan rieni/gofalwyr a dysgwyr yr hawl i ofyn am gael gweld gwybodaeth amdanynt sydd gennym. I wneud cais am eich gwybodaeth bersonol, neu i gael mynediad i gofnod addysgol eich plentyn, cysylltwch â’r ysgol.
Mae gennych yr hawl i:
- Weld unrhyw wybodaeth bersonol sydd gennym amdanoch chi
- Ofyn i ni newid unrhyw wybodaeth sy’n anghywir yn eich barn chi
- Ofyn i ni beidio â rhannu eich gwybodaeth, ond ni fydd hyn yn berthnasol pan fydd angen i ni gael cymorth i’r dysgwr neu gadw’r dysgwr yn ddiogel
- Ofyn i ni gael gwared ar wybodaeth o’n systemau, ond ni fydd hyn yn berthnasol pan fydd angen i ni gael cymorth i’r dysgwr neu gadw’r dysgwr yn ddiogel.
Mae gan ddysgwyr (yn amodol ar gyfyngiadau penodol) a rhieni/gofalwyr yr hawl hefyd i:
- Wrthwynebu prosesu data personol sy’n debygol o achosi, neu sy’n achosi, difrod neu drallod
- Atal prosesu at ddiben marchnata uniongyrchol
- Wrthwynebu penderfyniadau sy’n cael eu gwneud drwy ddulliau awtomataidd
- Mewn rhai amgylchiadau, cael data personol anghywir wedi’i gywiro, ei rwystro, ei ddileu neu ei ddinistrio
Os hoffech drafod unrhyw beth o fewn yr hysbysiad preifatrwydd hwn neu os oes gennych bryder am y ffordd rydym yn casglu neu’n defnyddio eich data personol, gofynnwn i chi godi eich pryder gyda’r Pennaeth yn y lle cyntaf.
Rydym wedi penodi swyddog diogelu data i oruchwylio cydymffurfiaeth â diogelu data a’r hysbysiad preifatrwydd hwn. Os oes gennych unrhyw gwestiynau am sut rydym yn ymdrin â’ch gwybodaeth bersonol na all y Pennaeth ei datrys, yna gallwch gysylltu â’r Swyddog Diogelu Data ar y manylion isod: –
Swyddog Diogelu Data: Judicium Consulting Limited
Cyfeiriad: 72 Cannon Street, London, EC4N 6AE
E-bost: dataservices@judicium.com
Gwe: www.judiciumeducation.co.uk
Prif gyswllt: Craig Stilwell
Gallwch ofyn am help os credwch nad ydym yn parchu eich hawliau gan Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO). Y manylion cyswllt yw:
Information Commissioner’s Office – Wales Office
2nd Floor – Churchill House
Churchill Way
Cardiff
CF10 2HH
Tel: 0330 414 6241
Newidiadau i’r Hysbysiad Preifatrwydd hwn
Rydym yn cadw’r hawl i ddiweddaru’r hysbysiad preifatrwydd hwn ar unrhyw adeg, a byddwn yn rhoi hysbysiad preifatrwydd newydd i chi pan fyddwn yn gwneud unrhyw ddiweddariadau sylweddol. Efallai y byddwn hefyd yn rhoi gwybod i chi mewn ffyrdd eraill o bryd i’w gilydd am brosesu eich gwybodaeth bersonol.